Nhà cung cấp nguyên liệu HORECA: Chọn thế nào để bếp vận hành ổn định?

Tìm một nhà cung cấp nguyên liệu HORECA không khó. Khó hơn là tìm được một nguồn hàng mà sau vài tháng làm việc, bếp vẫn nhận được sản phẩm với chất lượng và quy cách gần như những gì đã thống nhất ban đầu.

Khi mới bắt đầu, nhiều doanh nghiệp thường nhìn vào giá trước tiên. Đây là điều dễ hiểu vì giá nằm ngay trên bảng báo giá và có thể so sánh giữa các bên. Nhưng sau một thời gian vận hành, những vấn đề gây mệt mỏi thường lại nằm ở chỗ khác: hàng không đều, giao không đúng giờ, thiếu một vài mặt hàng hoặc mỗi lần nhập lại phải xử lý theo một cách khác nhau.

Với một căn bếp hoạt động mỗi ngày, những việc nhỏ như vậy cộng lại thành một khoản chi phí không nhỏ. Người mua phải gọi điện nhiều hơn, bếp phải kiểm hàng kỹ hơn, nhân viên mất thêm thời gian sơ chế và đôi khi phải chạy đi tìm nguồn thay thế.

Bởi vậy, khi chọn nhà cung cấp nguyên liệu HORECA, câu hỏi nên đặt ra không chỉ là “giá bao nhiêu?” mà còn là “nguồn hàng này có giúp bếp vận hành dễ hơn trong thời gian dài không?”

Giá thấp chưa chắc là chi phí thấp

Giá là yếu tố quan trọng trong thu mua. Nhưng với thực phẩm, giá mua và chi phí thực tế của nguyên liệu không phải lúc nào cũng giống nhau.

Một loại rau có thể rẻ hơn vài nghìn đồng mỗi ký nhưng tỷ lệ bỏ đi cao hơn. Một loại trái cây có giá tốt nhưng kích thước không đồng đều khiến nhân viên phải lựa lại trước khi đưa vào sơ chế. Với những nguyên liệu dùng thường xuyên, phần chênh lệch này tích lũy qua từng ngày và cuối tháng mới bắt đầu trở nên đáng kể.

Chưa kể đến thời gian của nhân viên. Khi nguyên liệu không đồng đều, bếp phải xử lý thêm một bước mà lúc tính giá mua ban đầu không ai tính vào. Nếu tình trạng đó diễn ra liên tục, khoản tiết kiệm trên đơn hàng có thể nhanh chóng bị bù lại bằng chi phí vận hành.

Đó là lý do người có kinh nghiệm thu mua thường không chỉ hỏi “giá một ký bao nhiêu?” mà còn quan tâm “sau khi sơ chế, tôi thực sự sử dụng được bao nhiêu?”. Với một số nhóm hàng, đây mới là con số đáng để so sánh.

Đừng đánh giá nhà cung cấp chỉ qua một lần giao hàng

Một đơn hàng đầu tiên đẹp và đúng giờ là tín hiệu tốt, nhưng chưa đủ để kết luận nguồn hàng ổn định. Đặc biệt với rau củ, trái cây và các sản phẩm tươi, chất lượng giữa các ngày có thể thay đổi theo mùa vụ, nguồn nhập và cách phân loại.

Điều bếp cần không phải là một lô hàng đẹp nhất, mà là chất lượng nằm trong một khoảng có thể dự đoán được. Nếu hôm nay nguyên liệu có một quy cách, tuần sau lại thay đổi quá nhiều, đầu bếp sẽ khó giữ định lượng và cách sơ chế như cũ.

Với những món bán đều mỗi ngày, sự thay đổi nhỏ ở nguyên liệu đầu vào đôi khi cũng ảnh hưởng đến thành phẩm. Một loại trái cây chín nhanh hơn, một loại rau có tỷ lệ bỏ cao hơn hay một nguyên liệu có kích thước khác hẳn lần trước đều có thể khiến định lượng phải điều chỉnh.

Vì thế, nếu đang thử một nhà cung cấp mới, đừng vội đánh giá sau một đơn. Hãy theo dõi vài lần nhập liên tiếp, đặc biệt với những mặt hàng bếp sử dụng thường xuyên. Độ ổn định qua nhiều lần giao mới là thứ đáng để đánh giá.

Giao hàng đúng giờ là một phần của chất lượng dịch vụ

Một nhà cung cấp có thể giao đúng sản phẩm nhưng vẫn khiến bếp gặp vấn đề nếu hàng đến sai thời điểm.

Bếp thường có một chuỗi công việc nối tiếp nhau. Hàng về, nhân viên kiểm nhận, sơ chế, bảo quản rồi mới đưa vào chế biến. Nếu nguyên liệu đến quá muộn, chỉ một khâu bị trễ cũng có thể kéo theo những khâu phía sau.

Với nhà hàng nhỏ, một lần giao trễ có thể chỉ khiến nhân viên phải chờ thêm. Nhưng với khách sạn, bếp trung tâm hoặc bếp phục vụ số lượng lớn, lịch giao thường gắn trực tiếp với kế hoạch sản xuất. TrustHoreca hiện cũng đề cập đến nhu cầu giao sớm trước 6 giờ sáng đối với một số bếp ăn nhà máy để kịp chuẩn bị cho bữa trưa.

Vì vậy, khi làm việc với nhà cung cấp, nên thống nhất rõ ngay từ đầu về giờ giao, địa điểm nhận, người nhận hàng và cách xử lý nếu đơn bị thiếu. Một quy trình rõ ràng thường giúp bếp đỡ phải gọi điện xử lý từng đơn hơn rất nhiều.

“Có hàng” và “có thể cung ứng đều” là hai chuyện khác nhau

Nhiều nhà cung cấp có thể đáp ứng một đơn hàng lớn khi được báo trước. Nhưng khi nhu cầu trở thành hàng ngày hoặc hàng tuần, khả năng duy trì lại là câu chuyện khác.

Điều này đặc biệt dễ thấy ở các doanh nghiệp có nhu cầu tăng đột biến vào cuối tuần, mùa cao điểm hoặc khi mở thêm điểm bán. Một nguồn hàng đáp ứng tốt ở quy mô nhỏ chưa chắc giữ được chất lượng và số lượng khi sản lượng tăng lên.

Với bếp, vấn đề không chỉ là hôm nay có hàng. Người mua cần biết nếu tháng sau lượng sử dụng tăng 20–30% thì nhà cung cấp có theo kịp không, nếu một mặt hàng thiếu thì có báo trước không và có phương án thay thế phù hợp không.

Những câu hỏi này thường không xuất hiện trên bảng báo giá. Nhưng chúng lại quyết định khá nhiều việc doanh nghiệp có thể làm việc lâu dài với nhà cung cấp hay không.

Có nên gom nguyên liệu về một nhà cung cấp?

Có, nhưng không nên gom mọi thứ chỉ vì muốn đơn giản hóa việc mua hàng.

Nếu một nhà hàng phải làm việc với quá nhiều đầu mối, bộ phận mua hàng sẽ phải theo dõi nhiều bảng giá, lịch giao, hóa đơn và cách xử lý khác nhau. Khi quy mô tăng, phần việc quản lý này bắt đầu tốn thời gian đáng kể. Một nghiên cứu được đăng trên VietnamNet cũng ghi nhận trường hợp doanh nghiệp Horeca sử dụng một nhà cung cấp cho phần lớn nguyên liệu để giảm số lượng đầu mối phải quản lý, trong khi vẫn giữ nguồn riêng cho các mặt hàng đặc thù.

Tuy nhiên, gom đơn không có nghĩa là mọi sản phẩm đều phải mua từ cùng một nơi. Nếu một nhà cung cấp mạnh về rau củ nhưng không phù hợp với nhóm nguyên liệu khác, cố gom toàn bộ chỉ để giảm số lượng nhà cung cấp có thể làm chất lượng đi xuống.

Cách thực tế hơn là chia nguyên liệu thành từng nhóm. Những mặt hàng dùng thường xuyên và nhà cung cấp đáp ứng tốt có thể đưa về nguồn chính. Những nguyên liệu quan trọng, đặc thù hoặc khó thay thế nên giữ thêm một nguồn dự phòng.

Một nhà hàng và một bếp công nghiệp cần những thứ rất khác nhau

Không nên dùng một bộ tiêu chí duy nhất để đánh giá nhà cung cấp cho mọi mô hình Horeca.

Một nhà hàng độc lập có thể quan tâm nhiều đến sự linh hoạt về số lượng và thời gian giao. Đầu bếp hoặc chủ nhà hàng có thể trực tiếp kiểm hàng và xử lý ngay khi có vấn đề. Quy trình mua hàng vì thế tương đối ngắn.

Khách sạn hoặc chuỗi F&B lại có nhiều lớp kiểm soát hơn. Có thể có nhiều khu bếp, nhiều điểm nhận hàng và yêu cầu rõ hơn về quy cách, nguồn gốc hoặc chứng từ. Khi đó, nhà cung cấp phải đáp ứng được cả sản phẩm lẫn cách doanh nghiệp tổ chức mua hàng.

Với bếp công nghiệp, sản lượng và thời gian thường trở thành yếu tố rất quan trọng. TrustHoreca mô tả nhóm bếp nhà máy có thể cần nguồn nguyên liệu đủ sản lượng mỗi ngày, giao trước giờ chế biến và đáp ứng các yêu cầu về an toàn thực phẩm.

Vì thế, không có một nhà cung cấp “tốt nhất” cho tất cả. Quan trọng hơn là nhà cung cấp có phù hợp với cách căn bếp của bạn đang vận hành hay không.

Khi nào nên đổi nhà cung cấp?

Không phải một lần giao thiếu hàng là đủ để thay nhà cung cấp. Trong thực tế, bất kỳ chuỗi cung ứng nào cũng có thể gặp sự cố. Điều đáng quan tâm hơn là cách sự cố được xử lý và liệu nó có lặp lại hay không.

Nếu một đơn hàng bị thiếu, nhà cung cấp chủ động báo sớm và tìm được phương án bổ sung, mức độ ảnh hưởng sẽ khác hoàn toàn so với việc bếp chỉ phát hiện ra khi mở kiện hàng. Cùng là “thiếu hàng”, nhưng một bên cho người mua thời gian xử lý, còn một bên đẩy toàn bộ vấn đề về phía bếp.

Khi đánh giá lại một nhà cung cấp, tôi thường nhìn vào ba việc: lỗi có lặp lại không, lỗi có ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành không và sau khi phản hồi, nhà cung cấp có thay đổi cách xử lý không.

Nếu cả ba vấn đề đều kéo dài, lúc đó mới nên tính đến việc tìm nguồn mới. Bởi đổi nhà cung cấp cũng có chi phí: thử hàng, kiểm chất lượng, thống nhất quy cách, cập nhật quy trình và đào tạo lại người nhận hàng.

Một nhà cung cấp tốt giúp người mua bớt phải “chữa cháy”

Chi phí quản lý nhà cung cấp thường không xuất hiện trong báo cáo giá vốn, nhưng người làm thu mua sẽ cảm nhận rất rõ.

Một ngày bình thường, nếu phải gọi cho bốn hoặc năm nơi để xác nhận hàng, hỏi lại giá, kiểm tra đơn thiếu rồi xử lý hóa đơn, lượng thời gian bỏ ra không nhỏ. Khi số lượng đơn tăng lên, công việc này trở thành một phần cố định của bộ phận mua hàng.

Đó là lý do khả năng cung cấp nhiều nhóm nguyên liệu phù hợp có thể tạo ra giá trị ngoài chuyện “mua được hàng”. Nó giúp doanh nghiệp giảm bớt số đầu mối cần theo dõi và dễ quản lý lịch nhập hơn.

Tuy nhiên, điều này chỉ có ý nghĩa khi nhà cung cấp thực sự đáp ứng được những nhóm hàng đó. Một danh mục sản phẩm dài không tự động đồng nghĩa với một nhà cung cấp phù hợp. Danh mục phải đi cùng chất lượng, quy cách và khả năng giao hàng.

Vậy Trust Horeca có thể hỗ trợ phần nào trong bài toán này?

Đây là câu hỏi nên đặt ra sau khi đã hiểu những gì một doanh nghiệp Horeca thực sự cần ở nhà cung cấp.

Trust Horeca hiện cung cấp nhiều nhóm nguyên liệu cho nhà hàng, khách sạn, quán cà phê và các mô hình bếp chuyên nghiệp. Danh mục gồm rau củ, trái cây, nông sản gia vị khô, cà phê, trà, siro, sữa, bơ, phô mai, kem béo, sốt, nguyên liệu làm bánh – pha chế cùng mì, gạo và thực phẩm khô.

Điểm đáng chú ý là TrustHoreca không chỉ giới thiệu danh mục sản phẩm, mà trên trang cung ứng HORECA còn tập trung vào những nhu cầu khá sát với công việc mua hàng thực tế: giao hàng hằng ngày, hỗ trợ đơn gấp, nguồn gốc sản phẩm, kiểm soát chất lượng, hóa đơn VAT và báo giá theo nhu cầu.

Với doanh nghiệp đang mua nhiều nhóm nguyên liệu thường xuyên, cách làm này có thể giúp việc trao đổi ban đầu đơn giản hơn. Thay vì tự tìm từng sản phẩm riêng lẻ, bộ phận mua hàng có thể bắt đầu bằng danh sách nguyên liệu thực tế: đang dùng sản phẩm gì, số lượng khoảng bao nhiêu và cần giao theo lịch nào.

Đây cũng là cách nên bắt đầu khi làm việc với TrustHoreca. Không nhất thiết phải đặt một đơn hàng lớn ngay từ đầu. Quan trọng hơn là hai bên xác định được nhóm hàng nào phù hợp, tiêu chuẩn bếp cần gì và khả năng cung ứng thực tế đến đâu.

Nếu nhu cầu đã tương đối rõ, doanh nghiệp có thể gửi danh sách nguyên liệu để TrustHoreca kiểm tra và báo giá theo nhu cầu thực tế. Cách này phù hợp hơn với doanh nghiệp mua hàng định kỳ vì báo giá được đặt trong đúng bối cảnh sử dụng, thay vì chỉ nhìn một mức giá bán lẻ riêng lẻ.

Chọn nhà cung cấp là chọn một phần cách bếp vận hành

Một nhà cung cấp nguyên liệu HORECA tốt không nhất thiết phải là nơi có giá thấp nhất. Cũng không nhất thiết phải là đơn vị có danh mục lớn nhất.

Sau một thời gian vận hành, điều bếp cần thường đơn giản hơn: hàng đến đúng thời điểm, chất lượng nằm trong khoảng có thể dự đoán, quy cách không thay đổi liên tục và khi có vấn đề thì biết tìm ai để xử lý.

Những điều đó rất khó thể hiện trên một bảng báo giá. Nhưng chúng lại ảnh hưởng trực tiếp đến lượng thời gian bộ phận mua hàng phải bỏ ra, tỷ lệ hao hụt của bếp và khả năng giữ chất lượng món ăn ổn định.

Vì vậy, khi tìm nhà cung cấp mới, đừng chỉ thử bằng một đơn hàng. Hãy nhìn cách họ làm việc qua vài lần nhập liên tiếp. Một nguồn hàng tốt là nguồn hàng mà sau khi hợp tác một thời gian, bếp có ít việc phải xử lý hơn chứ không phải nhiều việc hơn.

Thông tin liên hệ Trust Horeca

Công ty TNHH Trust Horeca
Hotline giao hàng: 0765 503 107
Hotline Kinh doanh: 0789 834 168
Email: info@trusthoreca.com
Website: www.trusthoreca.com

Văn phòng: 37 đường số 7, KDC Trung Sơn, Bình Hưng, TP.HCM
Kho Bình Điền: 100 đường số 8, KDC Bến Lức, phường Bình Đông, TP.HCM
Kho Đà Lạt: Tổ 91, Phường Xuân Hương, Đà Lạt, Lâm Đồng